臺北市政府財政局-重要方案績效-臺北市集中支付憑單電子化計畫
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臺北市政府財政局

重要方案績效

臺北市集中支付憑單電子化計畫

鑑於資訊技術之發展與應用日益普及,本府網路傳輸基礎建設、憑證認證安全機制及會計系統運作已趨完備,本局為落實簡政便民政策,達到「多使用網路、少使用馬路」進而提升支付效能之目標,近年來積極推辦本市集中支付業務電子支付作業,擬定「臺北市集中支付憑單電子化計畫」於92年7月奉本府核定93、94年度分兩階段實施,經本局主動積極推辦及本府各機關學校充分發揮團隊精神支持配合下,於95年8月9日正式實施電子支付作業,完成將市府401個機關學校人工遞送近34年之紙本憑單,改採運用網路傳輸電子支付文件方式取代。

具體措施及成效概述如次:

一、效益性

  1. 臺北市集中支付業務電子化,自91年下半年起進行規劃,至95年8月正式實施,費時約4年。完成將市府401個機關學校人工遞送近34年之紙本憑單,改採電子文件結合自然人憑證,藉由網路直接傳送本局,再透過代庫銀行傳匯系統,將款項安全快速地匯入受款人指定帳戶,使受款人至少提早1天取得應收款項,已然邁入電子支付高效率、高服務品質之無紙化作業新紀元。
  2. 每年支付筆數超過63萬筆(相當於服務63萬人次),支付金額高達2,500億元,以提早1天收到款項計算,每年可創造全體受款人可觀利息收入,有助活絡經濟,並對提升市府先進、效率、便民等優質行政形象,具備深遠及無形之效益。
  3. 機關學校辦理集中支付電子化作業,計有承辦人、覆核、會計主管、首長及放行人等五個工作點,連同代理人或授權人,總數超過2,500人,每位均是具備新穎資訊概念,推動使用電子簽章、憑證認證等高層次資訊作業的種子人員,對促進渠等所在機關業務電子化,尤其是便民服務中極重要的網路申辦業務必定造成巨大衝擊與正面影響,有助提升臺北市及台灣競爭力。
  4. 實施集中支付業務電子化,創新及大幅簡化作業流程,導致業務再造、減少作業人力,進而促成本局組織再造,將原「臺北市集中支付處」整併入財政局,共計精簡30人,每年約節省3,000萬元人事成本。


二、創新性

  1. 首創全國以自然人憑證辦理集中支付業務簽證作業,運用政府大力推廣之自然人憑證IC卡,結合市府憑證認證平台,提升資訊運用層次,並齊一作業,導引操作者正確作業習慣與觀念,提升城市競爭力。
  2. 業務與市府資源充分結合運用,包括各機關學校個人電腦、印表機、自然人憑證IC卡、讀卡機,市府基礎網路通道、資安設備及憑證認證平台等,花費最小成本,完成系統軟硬體建置,並創造最大效益,適值景氣欠佳財政困窘之際,堪足各級政府參考學習。
  3. 為凝聚共識,落實決策執行,並鼓勵同仁勇於提出建言,成立研究規劃小組及專案工作小組,共計召開59次會議,分別就系統規劃分析、建立各方共識、擬定執行計畫、委外開發建置、作業法規研修等進行研討。
  4. 貫徹計畫執行,避免配合機關藉故拖延,建置人性化操作環境的「憑單編製作業子系統」,提供市府各機關在會計系統未完成系統功能擴充前作為憑單編製之用,並適時提報市政會議,除給予適當之鼓勵外,對落實計畫執行效果甚佳。


三、應用性 

  1. 推辦臺北市集中支付業務電子化,除提升市府集中支付作業效能,強化便民服務,列為年度施政計畫外,對法令規章、組織變革、簡化作業流程、調整工作環境等,均產生既深且廣的影響,臚列如下:

    (1)因應電子化作業,全面檢視並大幅增修刪「臺北市市庫集中支付作業程序」、「臺北市市庫支票管理要點」條文多達134點,使法規更具實用性,俾利依法行政。
    (2)集中支付業務再造,減少作業人力,進而促成本局組織再造,將原「臺北市集中支付處」整併入財政局,由225人減為195人,朝向政府組織小而美的目標邁進。
    (3)大幅創新及簡化作業流程,運用新穎資訊技術,提升支付效能,促使業務及組織再造。
    (4)依據實際作業需要及營造優質快樂的工作環境,重新調整線上作業動線、鋪設高架地板、辦公室OA等。

  2. 推辦集中支付業務電子化相關的理念、策略、經驗及解決方法等,值得他縣市參考學習;例如宜蘭縣政府財政局派員親至本市參訪學習。


四、顧客導向 

  1. 提供多元性網路服務:集中支付業務服務的顧客,主要是機關學校的會計、出納人員與提供政府債權的受款人兩種,主要服務內容如下:

    (1)機關學校部分:除提供網路下載對帳單外,亦可即時查詢憑單處理狀況,掌握憑單最新辦理進度,若有退件案件並可迅速修正,提升支付效能;採用WEB方式連結系統操作,辦公室任何一台網路電腦,均可連線作業,對於機關學校電腦分配使用極具彈性。
    (2)受款人部分:提供以電子郵件、傳真或郵寄等三種入戶通知方式,務使有核帳需求之受款人,在收到匯款時方便對帳。

  2. 定期舉辦業務訪談,掌握服務方向:針對機關學校所提問題給予適當協助,或納入電子化系統規範,或藉其建言研擬具體因應措施依權責逐項處理,受訪機關多表示肯定。
  3. 落實檢討改進機制:檢討彙整推辦期間各階段(包括規劃分析、業務簡報、機關間協調溝通、擬訂計畫、委外評選、系統開發、教育訓練等)顧客意見與遭遇待解決問題,提由研究規劃小組,透過團體腦力激盪集思廣益,研究最佳改進方案並納入系統增修。
  4. 製作宣導摺頁及操作手冊:以顧客角度,編製淺顯易懂宣導摺頁及操作手冊,期使顧客從瞭解熟悉集中支付電子化目標與操作流程,到樂意配合支持各項作業措施,進而廣為宣傳電子化優點。
  5. 貫徹以客為尊:舉辦多場教育訓練(內含實機操作及書面講解),面對各種不同電腦程度操作者,不厭其煩地解說,為確保訓練成果及後續順利上線作業,並採行電話輔導甚至派員到府服務。