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秘書室

秘書室(預算員額數:40人):綜合業務、研究發展、施政計畫、公文時效管制、事務、出納、文書、檔案管理及不屬其他各單位事項。

秘書室員工業務職掌
職稱預算
 員額數
工作項目連絡電話
主任
王月蕊
11.綜理秘書室業務及審核文稿。
2.本局綜合業務、研究發展、施政計畫、公文時效管制等業務之規劃及審核。
3.事務、出納、文書、檔案管理之規劃及審核。
4.出席或主持有關會議。
5.其他臨時交辦事項。
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1999轉6278
蔡秘書11.局務會議、幕僚會議、專案會議會報相關業務及後續管考。
2.市政白皮書、組織再造等相關業務。
3.彙編每年度財政簡介相關事宜。
4.市長室交辦列管等相關事宜。
5.辦理市議會委員會、市長施政報告、市政總質詢、單位工作報告編撰、會議紀錄、議會法案會前會籌辦、質詢案件、議員索取資料彙整及追蹤列管等相關業務。
6.新聞聯絡(記者會)、新聞發布及輿情回應。
7.其他臨時交辦事項。
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1999轉6276
陳專員11.推動本局服務品質相關業務。
2.編撰年度施政計畫與推動中長程專案計畫、彙整每月施政報告、年度績效報告業務及列管事項。
3.主秘會報及行政院長指示相關事務。
4.本府及本局創意提案會報。
5.性別主流化及督辦秘書室彙整作業。
6.兼任都市更新審議委員會幹事。
7.其他臨時交辦事項。
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1999轉1152
事務股
股長
沈宗翰
11.綜理股務。
2.文稿初核、出席會議。
3.統籌各項會議、活動、講習之場地佈置及人員調派。
4.彙整秘書室預算之編列及分配預算等事宜。
5.其他臨時交辦事項。
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1999轉4551
王科員11.零用金登帳、支付、撥補等事項。
2.電連存帳支付作業(歲出、開發基金)。
3.歲出、開發基金及債務基金結帳事項。
4.所得稅登錄、申報事項及就源扣繳補充保費。
5.收入憑證事宜。
6.秘書室內控業務彙整、事務股業務分層負責制度彙整。
7.其他臨時交辦事項。
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1999轉6282
張科員11.辦理財務管理科、菸酒暨稅務管理科、金融管理科、公產管理科、非公用財產管理科採購事宜。
2.採購綜合業務。
3.主辦採購業務議員索資。
4.事務股作業手冊彙整。
5.其他臨時交辦事項。
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1999轉1154
郭科員
11.辦理非公用財產開發科、支付科、秘書室、資訊室、人事室、會計室、政風室、局長室、副局長室、主任秘書室、專門委員室及議會餐點採購事宜。
2.特別費採購、登帳等事項。
3.協辦採購業務議員索資。
4.災害防救業務彙辦。
5.全民國防、防護團消防班等相關業務。
6.消耗品管理(入帳、請領、盤點)等事項。
7.其他臨時交辦事項。
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1999轉1151
蔡科員11.辦理本局公務用財產及消耗品以外之物品相關管理、列帳、盤點、報廢、處分、拍賣等事項。
2.非公務用財產及物品之彙整(例如移交清冊、半年報、年報等)。
3.宿舍之管理。
4.拾得物處理及簽報。
5.本局及所屬單位經營之土地及建物定期查察業務。
6.其他臨時交辦事項。
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1999轉6277
陳科員11.公務車輛油料核銷及車輛、司機、工友調派事宜。
2.員工交通補助費造冊、核發。
3.辦公廳之使用管理 (含閱卷室、辦公室門禁、水電、通訊維修、監視設備維管)。
4.事務綜合業務。
5.其他臨時交辦事項。
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1999轉7851
陳助理員11.員工薪津造冊、核發。
2.員工加班費、外勤誤餐費、休假補助費、不休假加班費等造冊、核發。
3.罰鍰獎金、年終獎金、考績獎金、退休人員月退休金、三節慰問金等造冊、核發。
4.歲入、專戶支票簽發結帳及保管品登帳、製作月報表。
5.環境教育業務。
6.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7826
駕駛21.公務車駕駛。
2.其他臨時交辦事項。
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1999轉7851
(代表號)
技工41.公文遞送、交換、發送、檔案調卷。
2.科室公共區域維持整潔、主管桌面整潔、開會會場佈置、會後便當發放及會場恢復、加班費報核。
3.資源回收及影印機周邊環境整潔。
4.協助辦公環境綠美化。
5.其他臨時交辦事項。
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1999轉7851
(代表號)
工友61.文書傳遞(含議會)。
2.資源回收主辦、辦公室環境清潔綠化維護等事項。
3.會議事前準備、會後整理、茶水供應。
4.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7851
(代表號)
文書股
股長
陳彥寧
11.公文紙本文、合約及重要文件之監印。
2.文稿初核、監督各項文書處理、檔案管理等業務。
3.督導文書股各項報表及綜合業務。
4.文書股之人員管理及預算編列及執行。
5.秘書室數位儀表板及網站檢核。
6.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉6279
方科員11.總發文相關業務。
2.紙本公文用印。
3.承辦文書處理與線上簽核相關公文、文書業務相關所屬公文檢核及局內文書處理作業講習。
4.配合本府推動公文減章、公文公開及擴大授權分工等業務。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1157
方科員

11.依本府公文處理成效檢核管考制度辦理府檢核、本局及所屬2處公文檢核及追蹤改善。每月彙整公文處理統計及分析、26日以上未辦結案件、文結案未結案件、議員協調或會勘案件辦理情形。
2.逾期公文及稽催、催辦訊息並彙整通知科室。
3.主辦局內公文講習上課、擔任局內公文管考作業講師。
4.專案案件列管、研究發展計畫、出版品管理展售及相關事項、函報本局及所屬2處出國案件。
5.非屬本局其他科室且無需回復民眾之陳情系統業務,秘書室已銷註公文或現行已無人辦理業務公文經他機關來函解密案件。
6.其他臨時交辦事項。    
27208889

1999轉1160
周科員11.陳情系統、市民服務大平台等收文登錄及分文業務。
2.人民陳情案件統計分析及所屬2處辦理情形。
3.定期彙整本局及所屬2處人民申請案件辦理情形。
4.民政輿情通報系統及市長與里長座談。
5.協辦公文講習及擔任講師。
6.秘書室行事曆,彙整各科室年度行事曆及前1年未辦事項後續管制。
7.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉6280
許科員11.監察院巡訪,監察院調查相關業務及後續追蹤管考等相關事項。
2.為民服務白皮書相關業務。
3.策略地圖及臺北市年鑑相關彙編事宜。
4.活動籌辦相關業務及後續管考。
5.個人資料保護管理要點及相關幕僚業務。
6.每日新聞輿情蒐集、財政局雙語環境小組英語網站幕僚作業、參與式預算
7.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1159
黃科員11.西寧、興隆庫房安全管理及採購、檔案室財產(物品)管理。
2.編製檔案管理月報表、辦理檔案區分表修訂事宜。
3.檔案目錄匯送與檢核、除銷毀、密件公文外綜合業務。
4.主辦檔案鑑定、送審及鑑定後移轉相關作業。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1160
曾科員11.康樂庫房安全管理、採購及大樓輪值擔任主委。
2.主辦81年以前永久檔案委外登打案由事宜。
3.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7871
蔡科員11.財務管理科、金融管理科、公產管理科、非公用財產管理科、非公用財產開發科、支付科、人事室、資訊室、秘書室、會計室、法專登記桌。
2.郵寄公文及郵資月結算。
3.局內及所屬二處為民服務電話禮貌測試成績彙整。
4.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1159
鄧助理員11.總收文相關業務。
2.電子公文、資料填報系統等收文登錄及分文業務。
3.紙本公文分文業務及協助登記桌業務。
4.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1178
陳助理員11.協助總收文及收文登錄。
2.菸酒暨稅務管理科及政風室登記桌。
3.外單位會辦相關業務。
4.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1178
李助理員11.菸酒暨稅務管理科及金融管理科之檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
2.檔案保管、架位整理與調整。
3.辦結未歸檔案件稽催及查核。
4.密件檔案管理。
5.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
6.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7869
李辦事員11.公產管理科及支付科之檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
2.檔案保管、架位整理與調整。
3.辦結未歸檔案件稽催及查核。
4.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7872
胡辦事員11.非公用財產管理科檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
2.檔案保管、架位整理與調整。
3.辦結未歸檔案件稽催及查核。
4.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7873
賴辦事員11.檔案及憑證銷毀作業(含清查、銷毀、移轉)。
2.檔案保管、架位整理與調整;協助其他檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
3.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
4..其他臨時交辦事項
27208889

1999轉7870
李書記1

1.協助辦理待銷毀檔案及待鑑定檔案案由補登。

2.檔案保管、架位整理與調整;協助其他檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。辦結未歸檔案件稽催及查核。

3.協助辦理永久保存檔案點交卷予廠商及檢視正確性。

4.其他臨時交辦事項。

27208889

1999轉7870
書記
(待補)
11.協助總發文。
2.協助紙本公文用印。
3.外單位會辦簽稿陳核、電子公文發文。
4.電子公文未簽收機關補送紙本文。
5.秘書室文書股(8樓)財產(物品)管理。
6.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉1158
吳書記11.財務管理科、人事室及會計室之檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
2.檔案保管、架位整理與調整。
3.辦結未歸檔案件稽催及查核。
4.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7873
丁書記11.非公用財產開發科、政風室、資訊室及秘書室之檔案點收、立案、編目、立卷、檢調作業。
2.檔案保管、架位整理與調整。
3.辦結未歸檔案件稽催及查核。
4.輪辦永久保存檔案點交予廠商及檢視回溯建檔正確性。
5.其他臨時交辦事項。
27208889

1999轉7872